Gestione appuntamenti di lavoro

Non esiste metodo migliore per gestire i propri appuntamenti lavorativi che non comprenda un attento utilizzo e porzionamento del tempo. Una buona gestione di quest’ultimo è molto determinante in ogni ambito, non solo in quello lavorativo. Per portare a termine questo obiettivo può venirci incontro l’utilizzo della tecnologia.

Pianificazione temporale: vantaggi

Ormai al giorno d’oggi esistono mille opzioni di applicazioni che si propongono di aiutare l’utente nel gestire il proprio tempo e i propri impegni. Prima di ricorrere a questi strumenti però è importante conoscere cosa sia il time management e applicarlo nel modo giusto.

Innanzitutto, è importante chiarire quali sono i vantaggi di questo modus operandi:

• Aumento della produttività che garantisce quindi un maggiore profitto
• Calo dello stress e dell’insoddisfazione per il manager e per i propri dipendenti
• Guadagno di tempo che permette quindi di poter evadere ulteriori ordini, ma allo stesso tempo di ridurre le ore di straordinari
• Gestione più equilibrata del rapporto tra vita privata e lavorativa

Tipologie di time management

Vi proponiamo qui alcuni metodi efficaci di time management:

1. Principio di Eisenhower: si basa sul concetto di definizione delle priorità secondo i criteri urgente/non urgente e importante/non importante. È un processo guidato alla suddivisione delle attività all’ordine del giorno in 4 classi: sbrigare subito, da delegare, portare a termine entro la scadenza, cestino o archivio.
2. Principio di Pareto: questo modo di agire poggia le basi sul principio secondo cui l’80% del risultato viene raggiunto grazie a un piccolo 20% delle mansioni. Il segreto del successo quindi sta nell’individuare quali sono le attività che costituiscono quel 20% e dedicare maggiore cura al loro svolgimento.
3. Analisi ABC: permette di stabilire una gerarchia di aspetti da gestire secondo una scala di importanza. In questo modo sarà possibile avere una pianificazione aziendale ottimale in modo da capire quali sono gli aspetti da affrontare prima.
4. Metodo ALPEN: questo metodo di origine tedesca, si concentra non sull’organizzazione globale, ma delle singole giornate per riuscire a ottenere l’efficacia massima. Per farlo bisogna seguire 5 importanti passaggi:
   1. Annotare le attività per avere chiara una panoramica delle attività da svolgere
   2. Lunghezza: fare una stima realistica del tempo necessario in modo da capire se il progetto è realizzabile anche nella pratica
   3. Programmazione di tempo bonus: è importantissimo essere previdenti e per farlo è molto utile pianificare solo un 60% del tempo a disposizione in modo da poter gestire con tranquillità anche gli eventuali imprevisti
   4. Essere decisi: prendere decisioni convinte per quanto riguarda le priorità delle attività da svolgere è importante per riuscire a portare a termine tutti i compiti
   5. Scrivere note di controllo: alla fine della giornata bisogna controllare l’efficacia del metodo di pianificazione utilizzata per verificarne il successo.

L’applicazione Sicuro.it

Sicuro.it si occupa proprio di questo, di dare supporto alle aziende nella gestione degli appuntamenti di lavoro e dell’organizzazione della forza lavoro affinché la produttività sia massima e non ci siano sprechi di risorse e tempo a causa di un problema organizzativo. Attraverso un layout personalizzabile a seconda delle esigenze aziendali la nostra applicazione si adatterà perfettamente ai bisogni del cliente

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